15 secondes, c’est le temps moyen passé à lire un mail, selon une étude. Il faut donc être efficace et éviter de tourner autour du pot pour se distinguer dans le flot de courriels reçus chaque jour par vos contacts.
Pour commencer, que doit-on écrire dans l’objet d’un mail ? Même si cela tombe sous le sens, on repère encore certains écueils. Retenons qu’il faut être bref. On peut s’inspirer des titres de journaux et de leurs phrases nominales, par exemple : « demande de renseignement ». Évitons les objets à rallonge, ou ceux qui sont trop lapidaires : « demande », ou pire « urgent !!! ». S’il y a vraiment un caractère d’urgence, on peut l’indiquer, mais on écrit « urgent : » et on ajoute l’objet de cette urgence.
Ensuite, il faut toujours penser à mettre une formule d’appel, car sinon, ce serait comme entrer chez quelqu’un sans frapper. Il y a différents codes à respecter. Pour être formel, si on ne connaît pas le titre de la personne à qui on s’adresse, on écrira Monsieur ou Madame. Cela doit bien sûr être écrit en toutes lettres. Il est considéré comme impoli de mettre l’abréviation M. ou Mme dans un courriel. D’ailleurs, je rappelle que l’abréviation Mr, c’est celle de Mister parce qu’on trouve souvent l’erreur.
« Cher tous » est-il correct ?
On voit de plus en plus ce « Monsieur » ou ce « Madame » qui est suivi du nom de famille. Dans ce cas-là il y a deux écoles, ceux qui considèrent que ça personnalise le courriel, c’est d’ailleurs très employé dans le domaine commercial, et ceux qui estiment que c’est inutile, car la personne connaît déjà son nom de famille.
Et « bonjour », peut-on l’employer ? Oui, même si certains considèrent qu’il relève du domaine de l’oral. Un « bonjour » neutre et poli sera bien plus apprécié que d’employer un « Monsieur » au hasard alors qu’on s’adresse à une femme et inversement. On peut bien sûr dire « Bonjour Monsieur », en prenant soin de mettre une majuscule à Monsieur, ou encore « Bonjour » + le prénom si c’est une personne qui nous est familière.
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Dans quel cas peut-on employer « cher » ? On peut l’employer si on connaît bien le destinataire ou si on écrit une circulaire commerciale avec un ton chaleureux. Il est aussi très employé dans certains milieux comme dans celui de l’édition. On emploiera donc « cher » + le prénom de la personne concernée. Ou alors « chers collègues », au pluriel, ou même « cher tous », c’est tout à fait correct. Et je rappelle que dans le domaine des courriels, les règles sont moins figées que dans le courrier traditionnel et que chaque entreprise a des tournures spécifiques qu’il s’agira de respecter pour s’adapter à son domaine professionnel. J’espère que toutes ces indications vous aideront.
Karine Dijoud
Retrouvez la chronique Et si on parlait français ?
